Виды делового общения

Содержание

• Цель
• Средства
• Формы
• Стороны общения

Содержание делового общения детерминируется социально значимым предметом общения, где в качестве проблемы может выступать любая социально-значимая проблема общества, касающаяся разнообразных сфер – будь то материальная сфера, духовная или же регулятивная. Проблема может быть связана с производством духовных или материальных продуктов, предложением и осуществлением услуг различного рода (информационных, образовательных, финансовых). Для делового общения характерна многопредметность. В соответствии с этим можно выделить основные виды делового общения.

Целью же делового общения, как я говорила и выше, заключается в стремлении коммуникатора воздействовать на партнеров с помощью использования их интересов, мотиваций, поведения для повышения результативности своей деятельности. Но предметом делового общения является не только результативность коммерческой деятельности. В деловом общении, как и в любом другом играют роль обычные человеческие психологические потребности, такие, как потребность в сопереживании, желание быть услышанным, понятым, объективно оцененным.

Средства общения.

Средства передачи сообщений принято разделять на две большие группы: вербальные (словесные) и невербальные (письменные, условные).

Вербальные средства общения.

Вспомнилась цитата Даниэла Уэбстера: «Заберите у меня все, чем я обладаю, но оставьте мне мою речь. И скоро я обрету все, что имел». По статистике современный деловой человек в среднем произносит около 30 тысяч слов за день, а это более 3000 слов в час. Общение правит людьми, их развитием, поведением, наконец, их познанием мира. В зависимости намерений сторон делового общения, возникают разнообразные речевые тексты.

Следует отметить, что невербальное же общение зачастую происходит рефлекторно, может плохо контролироваться. Под слабо контролируемыми я имею в виду взгляд, мимику, жесты, позы человека, словом, эмоциональную составляющую. К основным невербальным средствам общения следует отнести:

1) кинесические – зрительно воспринимаемые движения другого человека, его жесты, мимика, поза, жестикуляция, взгляд, походка;

2) просодические средства – ритмико-интонационные стороны речи: высота, тембр голоса, громкость голосового тона, сила ударения;

3) экстралингвистические – речевые паузы, плач, смех, кашель, смех, вздох и т.п.;

4) такесические – динамические прикосновения в форме рукопожатия, поцелуя, похлопывания;

5) проксемические – пространственная организация общения, ориентация партнеров в момент общения и дистанция между ними.

Невербальное общение между партнерами выполняет множество функций: создает впечатление о партнере, усиливает эмоциональную значимость сказанного, поддерживает психологическую близость между общающимися, а главное, выступает показателем статусно-ролевых отношений между собеседниками.

Виды делового общения.

По способу обмена информацией также различают устные и письменные виды общения. В свою очередь устное общение подразделяется на монологическое и диалогическое.

Монологические виды:

• Доклад
• Приветственная речь
• Информационная речь

Диалогические виды:

• Деловая беседа
• Деловой разговор
• Интервью
• Переговоры
• Дискуссия
• Совещание
• Пресс-конференция
• Контактный деловой разговор («живой» диалог)
• Телефонный разговор

Самые распространенные формы коммуникаций – это прямая беседа или передача сообщений по телефону. Это уникальные случаи, когда можно сочетать деловую и личную части любого сообщения.

Письменные же виды общения, как правило, это различные служебные документы, которых существует масса: деловые письма, отчеты, протоколы, договора, заявления, справки, уставы, положения, инструкции и многие другие.

Деловое общение также может различаться по своему содержанию.

• Когнитивное общение (обмен знаниями);
• Материальное общение (обмен продуктами деятельности и предметами);
• Деятельное общение (обмен действиями, операциями, навыками и умениями);
• Мотивационное общение ( обмен целями, мотивами, побуждениями, потребностями);
• Прямое — предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг друга именно в самом процессе общения;
• Косвенное – его осуществляют посредники, то есть зачастую другие люди;
• Опосредованное — связано с использованием каких-либо средств или орудий;
• Непосредственное — осуществляемое с помощью привычных нам способов, таких, как естественные органы – голос, руки, голова, туловище и других.

Стили делового общения

В зависимости от сферы делового общения (социальная, правовая, управленческая) и вида взаимодействия (устный, письменный), определяется стиль, который помогает продвигаться по карьерной лестнице, повышать свой статус. Здесь выделяют подвиды стиля делового общения:

• Административно-канцелярский – используются докладная записка, расписка, доверенность, приказ, справка, характеристика.
• Дипломатический – используются нота, меморандум.
• Законодательный – используются нормативный акт, закон, повестка, параграф, кодекс и пр.

Точность речи позволяет в установлении деловых контактов. Здесь важными становятся термины, которые узконаправленны или широко применяются.

Стили деловой коммуникации включают:

1. Манипуляции – использование партнера в качестве инструмента для достижения личных целей. Например, контроль за выполнением задач.
2. Ритуалы – сотворение нужного имиджа. Важен статус, а не качества и личность.
3. Гуманизм – поддержка и совместное обсуждение проблемы. Личность воспринимается полностью со всеми ее качествами и индивидуальными особенностями.

Бизнес и финансы

БанкиБогатство и благосостояниеКоррупция(Преступность)МаркетингМенеджментИнвестицииЦенные бумагиУправлениеОткрытые акционерные обществаПроектыДокументыЦенные бумаги — контрольЦенные бумаги — оценкиОблигацииДолгиВалютаНедвижимость(Аренда)ПрофессииРаботаТорговляУслугиФинансыСтрахованиеБюджетФинансовые услугиКредитыКомпанииГосударственные предприятияЭкономикаМакроэкономикаМикроэкономикаНалогиАудитМеталлургияНефтьСельское хозяйствоЭнергетикаАрхитектураИнтерьерПолы и перекрытияПроцесс строительстваСтроительные материалыТеплоизоляцияЭкстерьерОрганизация и управление производством

Классификация собраний и совещаний

Кроме диалогового общения, существуют и другие различные формы служебных (деловых) обсуждений в группе. Самыми распространенными являются собрания и совещания. В теории менеджмента существует следующая общая классификация, по которой делятся эти формы делового общения.

1. Информативное собеседование. Во время него каждый участник докладывает кратко начальнику о положении дел. Это позволяет избежать письменных отчетов и предоставляет возможность всем участникам получить общее представление о состоянии в учреждении различных дел.

2. Совещание, цель которого — принятие решения. Оно характеризуется координацией мнений участников, которые представляют различные подразделения, отделы организации для принятия по конкретной проблеме определенного решения.

3. Творческое совещание. Во время него используются новые идеи, идет разработка направлений деятельности, которые могут оказаться перспективными.

Психология делового общения

Если обращаться к психологической стороне делового общения, то можно отметить, что развитие в себе конкретных навыков ведения разговора заставляет человека самосовершенствоваться и развивать в себе исключительно лучшие качества личности

Если обратить внимание на то, как общаются между собой оппоненты, то они проявляют только положительные качества, избегая проявления грубых форм и проявлений. Психология делового общения – это совершенствование самого человека

Неважно, какой пост занимает человек. Если он овладевает навыками делового общения, то ему становится легче договариваться, общаться с конкурентами, достигать поставленных целей

Никто не говорит о том, что проигрышей и неудач не будет. Просто они будут обоснованными и ясными для самого человека, который сможет увидеть собственные ошибки или понять неправильность своего выбора людей в качестве партнеров.

Психология делового общения основывается на признании чувств оппонента и их учете. Здесь существуют также приемы, которые помогают в беседе:

• «Имя собственное» — когда вы произносите имя собеседника.
• «Золотые слова» — когда вы говорите комплименты. Здесь следует избегать лести.
• «Зеркало отношения» — когда вы улыбаетесь и вам улыбаются в ответ, и наоборот.

Качество хорошей речи базируется на таких составляющих:

1. Грамотность.
2. Состав речи с использованием профессиональных жаргонов.
3. Словарный запас.
4. Интонация и произношение.

Этикет

Этикет взаимодействия в бизнесе — одна из важных составляющих успешного сотрудничества. Это совокупность норм, которые регулируют поведение человека в сфере бизнеса. Деловая этика касается руководителей и бизнесменов. Она представляет собой правила, которые должны соблюдаться во время проведения переговоров.

Любая оплошность может привести к прямому провалу. Чтобы этого не произошло, нужно соблюдать следующие правила:

1. Во время приветствия необходимо вежливо здороваться, пожимая руку, несильно сжимать её.
2. Перед тем как приступить к разговору, необходимо предложить партнеру чай или кофе.
3. Если в процессе переговоров была совершена оплошность, то необходимо извиниться за причинённые неудобства. Только после этого рекомендуется продолжать разговор.
4. При обсуждении деловых моментов, нужно учитывать все возникшие вопросы у партнёра. Если по каким-то причинам собеседник не может дать ответ прямо сейчас, нужно извиниться и попросить время обдумать.
5. Рекомендуется записывать все важные сведения. Это необходимо, чтобы затем не переспрашивать информацию, которая уже была предоставлена.
6. Говорить требуется всегда чётко и ясно, не повышая тона.
7. На все переговоры нужно приходить в одежде определенного стиля.

Следование всем правилам гарантирует установление взаимовыгодного сотрудничества, успешного регулирования. Если бизнесмен знает все тонкости переговоров, то все встречи будут приносить успех в бизнесе.

Общие сведения

У каждого участника такой коммуникации свой статус – руководитель, подчиненный, партнеры, коллеги и т.д.

Чтобы достичь конкретных результатов от делового общения необходимо соблюдать определенные условия:

1. Участники должны четко понимать цель дискуссии и быть заинтересованными в ее достижении (например, заключение договора между партнерами).
2. Не стоит игнорировать правила делового этикета и субординацию. Деловой этикет предписывает не только правила представления и приветствия, манеры поведения и разговора, а также как получать и преподносить подарки, вести переписку и т.д.
3. На общении не должно отражаться личное отношение его участников друг к другу (симпатии или антипатии к личности собеседника).

Преодоление трудностей общения

Даже соблюдая все правила делового общения можно столкнуться с такими психологическими барьерами:

1. Барьер мотивации. Когда собеседнику просто неинтересен предмет разговора и заинтересовать его не получается. Такой барьер показатель того, что один партнер относится к другому не как к личности, а как к средству достижения цели.
2. Барьер морали. Когда собеседник оказывается недобросовестным, бесчестным, склонным обманывать человеком. Он использует деловое общение как способ скрыть злонамеренность. Чем лучше «маскируется» аморальный умысел за умением красиво говорить и вести себя, тем сложнее преодолеть этот барьер.
3. Барьер эмоций. Негативные эмоции, чувства, мысли по отношению к собеседнику не позволяют построить гармоничные взаимоотношения. Деловое общение будет бесполезным, неэффективным, если партнеры плохо относятся друг к другу.

Чтобы преодолеть трудности делового взаимодействия и расположить к себе собеседника следует придерживаться рекомендаций:

Обращение по имени

Такое обращение признак уважительного и внимательного отношения. Все люди любят слышать свое имя и лучше воспринимают информацию, произнесенную сразу после него.

Улыбка

Она не всегда уместна. Чаще важные вопросы требуют концентрации внимания и серьезности, что, естественно, выражается в сдержанной мимике. Но улыбка – это средство, которое вызывает симпатию, доверие и готовность идти на контакт.

Комплименты

Добрые и ненавязчивые приятные слова скрасят любое общение, особенно строго деловое. Принято говорить искренние, но сдержанные комплименты.

Внимание к личности

Общаясь на деловые темы, не следует забывать, что его субъекты – люди, со своими особенностями. Всем и каждому нравится, когда его внимательно слушают, интересуются им, поддерживают и уважают.

Честность и порядочность

Сокрытие или искажение информации рано или поздно выясняется, а однажды испорченную репутацию и утраченное доверие трудно вернуть.

Основы делового общения можно постичь самостоятельно либо получить необходимые знания в учебных учреждениях, на курсах или семинарах.

Искусство общения в профессиональной среде постигается на практике, когда индивид начинает действовать и вести себя как честный, надежный и культурный человек, и профессионал своего дела.

Когда звонит клиент…

Дозвонившийся клиент может и не назвать себя, сразу начав излагать свою проблему. Поэтому необходимо тактично спросить: «Простите, а как вас зовут?», «Из какой вы организации?», «Будьте любезны подскажите номер телефона?»

Правила общения по телефону с клиентами связаны с тем, что передавать стоит только точные сведения, если располагаете необходимыми данными. Клиент, не дождавшийся внятного ответа, больше не обратится в вашу организацию.

Иногда приходится иметь дело с разгневанным или нервным клиентом. Его жалобу лучше выслушать и не перебивать. Он будет способен к конструктивному диалогу, только когда выговорится. Услышав оскорбление надо положить трубку.

2 наиболее эффективные техники общения с клиентами

Сейчас довольно много разных способов взаимодействия с клиентом – реальным и потенциальным. Однако специалисты выделяют две эффективных техники общения. Поговорим о них подробнее.

1. Пятишаговая модель интервью

Как только вы заметили повышенный интерес клиента, предложите ему встречу. Американские эксперты создали 5-этапный метод интервью, где тщательно описана структура проведения переговоров.

Структурирование для достижения взаимопонимания. Цель этого приема – завоевать симпатию людей и более комфортно выстроить беседу. Организованное общение с клиентами поможет верно сориентироваться в разговоре, не уходя от главной темы, поменьше отвлекаться и избегать неловких пауз.

Выделение проблемы. Обычно начинается со сбора информации, которая касается психологических запросов покупателя и выяснения его потенциала. Задача продавца – узнать причину обращения в компанию, какая консультация нужна клиенту и чем ему помочь.

Определение желаемого результата, к которому стремится покупатель

Этот шаг похож на предыдущий, но усложнен тем, что в разговоре важно не просто определить вид помощи, а выявить конечный результат, необходимый человеку.

Поиск альтернативных решений. Здесь нужно предложить клиенту 2-3 варианта выхода из сложной ситуации, чтобы он понял – можно выбирать.

Обобщение (обучение завершается действием)

Необходимо подтолкнуть собеседника к принятию решения о покупке или совершении сделки.

Пятишаговое консультирование (интервью) – четкий план беседы, облегчающий общение с клиентами. Но перед тем, как его использовать, нужно проработать каждый шаг. Главная цель этой методы – узнать, что хочет получить ваш собеседник по большому счету и сообща найти пути решения его проблемы, которые устроят и его, и вас

Здесь важно научиться действовать согласно плану.

2. Активное слушание

Сегодня есть вербальные и невербальные приемы демонстрации внимания и отражения внутренних переживаний клиента в разговоре. Последние известны как язык тела и существенно влияют на итог переговоров, поэтому нуждаются в серьезном изучении. Вот список инструментов, применяющихся в данной технике:

• одобрительное кивание;
• стабильный зрительный контакт;
• концентрация внимания на говорящем, которая заметна по мимике лица.

К вербальным способам активного слушания относят:

• Согласие. Общение с клиентами компании должно показывать, что вы одобряете взгляды собеседника. Применяйте фразы типа «Согласен с вами в том, что…», «Я понимаю вас» и др.
• Поддакивание. Этот прием аналогичен предыдущему, но здесь присутствуют не предложения, а междометия (слова-сигналы) – «ага», «да», «точно» и т. д.
• Вопросы-уточнения. Внимательно дослушав собеседника, можно задать ему вопросы. При этом начинайте так: «Если я правильно понял, вам нужно…», «Вы хотите выбрать конкретную модель…». Человек поймет, что вы услышали его запросы и уточняете нюансы.
• Акцент на авторитетности потребителя. Покажите собеседнику, что его точка зрения и рассуждения важны.
• Подведение итога. Как и наводящие вопросы, эта техника позволит убедиться, что вы правильно восприняли слова клиента. Простой пример: после заказа обеда в ресторане официант подытоживает весь список блюд.
• Перефразирование. Внимательно дослушав собеседника, можно задать ему вопросы, повторяя сказанные им слова по-своему. Не излагайте все подряд, а просто выделите суть. Это докажет, что вы прекрасно поняли, что нужно человеку.

Вопрос 3. Коммуникативная информационная сторона общения. Модель коммуникативного процесса

Информационной
стороне общения, т. е

передаче
и получению информации, сотрудники
правоохранительных органов придают
особое значение, о чем свидетельствует
тот факт, что 2/3 опрошенных практических
работников, а также курсантов
и слушателей Московского университета
МВД России на вопрос о том, что они
понимают под общением, отметили важность
информационного обмена. Значимость
оперативной информации трудно переоценить.
Актуальным является информационный
обмен и для следователя, и для
оперуполномоченного, и для работника
любого подразделения полиции, которые
в процессе служебной деятельности
устанавливают причины и обстоятельства
правонарушений, мотивы преступной
деятельности, решают практические,
воспитательные задачи и многие
другие. В процессе деятельности люди
обмениваются различными представлениями,
интересами, идеями, эмоциями и т. п. Причем,
каждый стремится быть правильно понятым,
желая получить от партнера определенное
подтверждение, отклик на переданную
ему информацию

Процесс передачи
информации от одного партнера другому
(или другим) — не односторонний, это
всегда отношения общающихся, где очень
важную роль приобретает элемент «обратной
связи»

В процессе деятельности люди
обмениваются различными представлениями,
интересами, идеями, эмоциями и т. п. Причем,
каждый стремится быть правильно понятым,
желая получить от партнера определенное
подтверждение, отклик на переданную
ему информацию. Процесс передачи
информации от одного партнера другому
(или другим) — не односторонний, это
всегда отношения общающихся, где очень
важную роль приобретает элемент «обратной
связи».

В
схеме «Кто» — коммуникатор, т. е.
человек, направляющий информацию;
«Что» — содержание, сама информация;
«Кому» — партнер по общению, принимающий
информацию; «Эффект» показывает
результативность общения, как поняли
коммуникатора, сигналит ему об обратной
связи. Однако для того, чтобы эта схема
«работала», необходимо использование
партнерами единых инструментов общения:
системы знаков, понимания ситуаций
и т. п.

В
сущности Код + Контакт — это инструменты
общения, средства передачи информации.
Код состоит из знаков (символов) и языков.
Знаки бывают различные — генетические,
химические, тепловые, дорожные и
т. п. Человеческие знаки имеют
предельно абстрактную природу, носят
конвенциональный характер. Система
знаков организуется в языки: вербальный
язык (звуковой, словесный) мимический
язык, интонации, топомимический (жестов),
письменный и т. д. Для эффективности
общения зачастую используется несколько
знаковых систем параллельно, этим
способом достигается надежность передачи
информации. Неубедительная игра актеров
на сцене говорит о неправильном
использовании, например, вербального
и мимического языка.

Научение знакам
(и языкам) происходит в первые годы
жизни человека. Известны феноменальные
случаи владения 12 языками. Чем шире
словесный запас человека, тем больше
его мыслительные и понятийные
способности. Контекст — это поле
значения слова. В разном тексте
(и в различной интонации) одно и то
же слово может менять свой смысл.
В зависимости от социальной сферы
и психологических особенностей
человека отмечаются различия в уровне
и формах его общения, полноте и глубине
взаимопонимания с другими людьми.
В любой конкретной ситуации общения
мы всегда что-то узнаем от партнера
и что-то сообщаем ему. Содержание
конкретной коммуникации может быть
очень различным: приказ начальника,
призыв мыть руки перед едой, допрос
обвиняемого, беседа со свидетелями,
потерпевшими и т. п. Что бы это ни
было — это всегда коммуникация,
и представить себе общение без нее
невозможно.

Как партнеры воздействуют друг на друга во время коммуникации

При общении между собеседниками происходит подсознательное доминирование кого-либо из собеседников. Доминирующий человек способен убедить в чем-нибудь или, наоборот, разубедить другого. Также он может дать совет или осудить за проступок. На основании всего этого можно выделить 4 научных способа воздействия одного человека на другого:

1. Заражение. Это ситуации, при которых человек невольно, бессознательно подвергается определенному психическому состоянию. То есть это те случаи, при которых партнер прямо заражает другого человека определенными идеями, заполняющими все остальное.
2. Внушение. Под внушением понимается целенаправленное и ничем не аргументированное воздействие одного человека на другого. Очень часто можно встретить подобный метод коммуникации в магазинах – некоторые продавцы способны буквально всунуть и заставить купить определенные товары.
3. Убеждение. Данный способ основан, в первую очередь, на том, чтобы при помощи использования аргументов и доводов добиться положительного или же отрицательного действия о человека, принимающего информацию. То есть один человек говорит другому человеку обоснованную информацию для того, чтобы собеседник сделал необходимые выводы и сделал определенные действия.
4. Подражание. Если сравнивать с заражением и внушением, подражание отличается от обоих этих действий не простым принятием черт собеседника, а воспроизведение поведения. То есть человека старается вести себя и говорить также, как и его собеседник. Практическая польза – убеждение и раскрепощение собеседника во время коммуникации.

Зная все эти приемы, человек может во время общения если не манипулировать собеседником, то хотя бы найти с ним общий язык вне зависимости от тематики.

Важный момент: вне зависимости от способа коммуникации, главная ее цель – это донесение необходимых и важных информационных данных таким образом, чтобы другой человек (собеседник) осознал, о чем именно идет речь в диалоге. Тем не менее, использование некоторых речевых оборотов и элементов невербального общения не даст никаких гарантий того, что человек принял и понял информацию.

Деструктивные формы общения

Основаны на негативных эмоциях и чаще всего приводят к неудачному завершению разговора и возможному завершению партнерских отношений. Это такие эмоции, как злость, агрессия, эгоизм, обида.

К таким формам взаимоотношений относят и нежелание общаться, умалчивание информации. Такие отрицательные качества человека как лицемерие, хитрость, зависть, язвительность, цинизм наносят общению вред.

Императивное общение (подавление) один из видов деструктивного общения. Это авторитарное, повелительное взаимодействие. Цель такой беседы — это подчинение одной стороной другую, получить контроль над поведением и мыслями партнера. Как следствие принудить его действовать в выгодном для другого направлении.

В ходе императивного общения не учитываются индивидуальные качества человека, его цели и желания. “Сильная” сторона действует по принципу: “Я так сказал!”, подключая для этого шантаж, угрозы и другие разрушающие методы. Результат такого общения отрицательный, появляется стресс и другие негативные реакции.

Итог

Роль делового общения велика, поскольку оно было сформировано конкретно для установления деловых контактов и достижения поставленных рабочих целей. В каждой сфере люди взаимодействуют. Они соблюдают правила, этикет, принципы, стили. Все это необходимо и в деловой сфере, где правильное использование всех принципов и правил приводит к положительному итогу.

Если у человека имеются проблемы, тогда он может воспользоваться помощью психолога на сайте psymedcare.ru. Ведь нередко речь идет о личностных барьерах, которые мешают в усвоении и применении всех принципов делового общения. Если устранить внутренние барьеры и комплексы, то можно достичь высоких результатов.