Деловая беседа: основные принципы и техника безопасности

Этапы деловой беседы

Беседа отличается от переговоров тем, что она менее жестко регламентирована, ориентирована на конкретную личность и чаще всего она происходит между представителями одной организации, вместе с тем, ей присуща определенная последовательность этапов. Технике ведения деловых бесед необходимо следовать на любой встрече.

Условно, беседа состоит из четырех этапов, которые соответствуют основным фазам диалога. Этапы и фазы деловой беседы

№	Этап деловой беседы	Описание фазы деловой беседы
1.	Этап подготовки.	В процессе подготовки к беседе инициатор должен определить ее целесообразность и необходимость.
2.	Начальный этап деловой беседы.	Теперь необходимо как бы подготовить собеседника к разговору: создать атмосферу взаимопонимания, заинтересовать собеседника и установить с ним контакт, который облегчит проведение беседы.
3.	Содержательный этап деловой беседы	Эта фаза характеризуется обсуждением интересующей проблемы, предоставление подготовленной информации, определением позиции собеседника по обсуждаемой проблеме.
4.	Заключительный этап деловой беседы.	Успешное окончание беседы означает закрепление достигнутых результатов. Дополнительной задачей этого этапа является обязательное заверение в дальнейшем плодотворном сотрудничестве.

Следует отметить, что соответствие этапов и фаз деловой беседы является объективным и не зависит от их восприятия собеседниками.

Значение и классификация используемых вопросов в деловой беседе

Основной этап деловой беседы подразумевает обмен информацией.

Для получения дополнительных сведений, определения позиции контрагента участники делового общения прибегают к использованию различных вопросов, о которых мы уже говорили выше.

Сейчас мы подробно рассмотрим их виды и предназначение:

Открытые вопросы. Используются для предоставления возможности собеседнику высказаться открыто, свободно и без ограничений. Классический вопрос: «Что Вы можете сказать по данному поводу?». Единственный минус – вероятность потерять инициативу во время ведения беседы.
Закрытые вопросы, т.е. те, что предполагают лишь односложные ответы по типу «да» либо «нет». К примеру, «Вы согласны с этим мнением?», «Ну что, действуем так, как мы предложили?». Несмотря на то, что этот вид вопросов позволяет сохранить собственную инициативу при разговоре и удержать собеседника на удобном Вам расстоянии, последнему может это не понравится, поэтому его недовольство может «всплыть» уже на завершительной стадии. Отсюда следует, что такие вопросы следует использовать нечасто и только в тех случаях, когда действительно необходимо ограничить выбор существующих вариантов решения вопроса.
Риторические вопросы. Используются для управления эмоциями и чувствами собеседника, воздействия на него в целях получения желаемого результата, но не требуют ответа.
Радикальные вопросы. Отличаются кардинальным характером, который позволяет влиять на течение беседы и принятие обоюдного решения. К примеру, «Что конкретно Вы можете предложить в ответ по нашему предложению?». Применяются в случаях, когда необходимо побороть нерешительность собеседника и закончить разговор, либо когда отсутствуют иные возможности выяснить точку зрения контрагента.
Вопросы, которые подавляют сопротивление. Используются в ситуациях, когда малоприятное для собеседника утверждение необходимо несколько смягчить, оформив его в форму вопроса. К примеру, «Вы ведь не до конца разобрались в данном вопросе, не так ли?».

Правила ведения деловой беседы

Для того, чтобы не прослыть в коллективе человеком невоспитанным или так называемой «белой вороной», во время делового общения, бесед и переговоров соблюдайте следующие негласные правила:

Выдавайте только качественную информацию. Развивайте свой кругозор, читайте новости, а также литературу и журналы по вашей специализации. Все это поможет вам стать более знающим специалистом.

Не говорите слишком долго. Всем известно, что люди не любят затянутых речей и длительных раздумий. Кроме этого, не стоит постоянно стараться высказывать собственное мнение, иначе его ценность в глазах других людей значительно упадет. Оптимально высказывать свое мнение лишь тогда, когда вас об этом просят, говорить кратко или со средней продолжительностью относительно других выступлений, информативно и по существу вопроса.

Ваши слова должны быть уместны. Помните поговорку «хороша ложка к обеду»? Так вот, все, что вы скажете, должно быть сказано вовремя, в удобный для этого момент и в соответствии с темой обсуждения.

Вежливость, вежливость и еще раз вежливость. Помните, что каждый участник делового обсуждения желает высказать собственное мнение, а также получить положительную оценку своей идее или действиям. В деловой беседе ни коим образом не должно быть унижено человеческое достоинство любого из участников

Кроме этого, крайне важно быть вежливым в разговоре, когда нужно обсудить неприятные для собеседника факты или события, тем самым позволяя ему «сохранить лицо». Отказ от спора

Если позиция собеседника принципиально отличается от вашей, не стоит вступать в конфронтацию

Отказ от спора. Если позиция собеседника принципиально отличается от вашей, не стоит вступать в конфронтацию

Повлиять на мнение оппонента вы вряд ли сможете, однако потратите время и нервы на защиту собственной позиции и не продвинетесь к цели обсуждения.

В следующем видео рассказывается о том, как вести общаться и вести деловую беседу:

Таким образом, деловая беседа должна вестись по гласным и негласным правилам. Если тема и время деловой беседы известны заранее, к ней следует подготовиться: сформулировать собственную позицию, собрать необходимую информацию. Кроме этого, во время беседы необходимо высказываться по сути вопроса не вступая в полемику.

Для углубленного изучения темы предлагаем посмотреть следующие видео:

https://youtube.com/watch?v=AbZPhkHdPiI%3F

https://youtube.com/watch?v=26IDdgQgJmw%3F

https://youtube.com/watch?v=_xkLP8hUq8w%3F

Следующие статьи курса:

14. Доверие и умение убеждать — основы деловой беседы.
15. Как определить, нравитесь ли вы собеседнику?
16. Как подготовиться к выступлению на публике?
17. Как общаться на расстоянии с помощью электронных писем и по телефону?

Основные принципы деловой беседы

Рациональность. Несмотря ни на что следует соблюдать спокойствие. Существует известное правило – тот, кто спокоен владеет ситуацией. При этом верно и обратное – чем больше эмоций вы будете проявлять, тем быстрее контроль над ходом деловой беседы будет упущен. Будучи более уравновешенным, ваш собеседник сможет очень быстро получить контроль над ситуацией, после чего управлять ею вы уже не сможете.

Понимание.

Важнейшее правило, которое касается не только мира деловых переговоров. Прежде чем влиять на позицию вашего партнера по переговорам, следует понять в чем она заключается. В противном случае, каждый будет продолжать говорить о чем-то своем, никак не вникая в цели и потребности другого, что рано или поздно сведет всю ценность таких переговоров к нулю.

Концентрация.

Не стоит полагать, что если человек молчит, то слушает вас внимательно. В процессе беседы уровень концентрации неодинаков. Очень часто собеседник терять «нить» разговора, а потому за этим нужно следить, периодически возобновляя контакт и возвращая интерес собеседника к теме деловой беседы.

Достоверность.

Никогда не стоит опираться на недостоверную информацию, в которой вы не уверены, и, тем более, пытаться ее как-то исказить. Это может стать причиной не только провала в текущей деловой беседе, но и негативно скажется на общении в дальнейшем. Известный факт, что доверие – это то, что потерять легче всего, а восстановить практически невозможно.

Следуйте поставленной цели. Достаточно распространённой бывает ситуация, когда партнер по деловой беседе ассоциируется с предметом разговора. Так, если человек вызывает у вас негатив и напряжение, вы можете приписывать те же качества и предмету обсуждения

Тем не менее, это на момент переговоров никак не связано, и переключая внимание на свои эмоции вы только отклонитесь от поставленной перед вами цели, что будет губительно для исхода такой беседы в принципе. Всегда следует помнить, что принимать решение и общаться по деловым вопросам под влиянием эмоций совершенно неверно

Стили делового общения

В деловом общении принято традиционно выделять несколько разных стилей руководства. Все они кардинально отличаются друг от друга.

Авторитарный стиль

Основан на абсолютной власти начальника и полном подчинении служащих. Выбирая такой стиль руководства, директора хотят видеть четкое выполнение поставленных задач (причем, иногда в достаточно короткие сроки) и особенно не считаются с тем, как себя будут ощущать сотрудники. Авторитарный стиль взаимодействия предполагает, что руководитель подает идеи, а подчиненные должны их реализовывать. При этом их собственное мнение, индивидуальные стремления, личностные достижения очень часто не замечаются и не учитываются.

Начальники, избравшие авторитарный стиль взаимодействия, должны быть готовы к тому, что в коллективе не будет свободных высказываний и по – настоящему креативных мыслей. Сотрудники привыкают думать в соответствии с требованиями руководителя и очень скоро перестают вообще проявлять инициативу. Они выполнят только необходимую работу и при этом не хотят делать ничего сверхурочного. А причиной тому служит невозможность проявить свою творческую фантазию, полет мысли.

Демократический стиль

Его основой является слаженная работа всего коллектива, в котором учитываются любые смелые и креативные идеи, показавшиеся руководителю интересными и полезными. Начальник демократического склада управления настроен более дружелюбно, чем авторитарный: он справедлив, в меру разумен и больше всего заботится о благополучии компании. Если полезной окажется идея уборщика, то его мысль будет признана и, возможно, работник пойдет на повышение. Демократический стиль взаимодействия признается самым эффективным из всех существующих, поскольку он подчеркивает значимость каждой отдельной личности, поддерживает ее способность к профессиональному росту и развитию.

В коллективе, где царит сугубо демократический дух, у каждого сотрудника увеличивается реальный шанс к самореализации. Если работать под грамотным руководством, то можно получить неплохие навыки, которые весьма пригодятся в будущем. Демократический стиль общения с сотрудниками способствует лучшей производительности труда, высвобождению внутренних сил, появлению интереса к работе, выдвижение новых уникальных идей.

Попустительский стиль

Проявляется в явном безразличии руководства к организации труда и результатам деятельности. Обычно такой стиль взаимодействия выбирает начальник, который действует скорее формально, чем осознанно. Это могут быть и молодые руководители, которым попросту не хватает опыта, и они еще не научились должным образом организовывать коллектив.

Попустительский стиль руководства предполагает, что директор мало интересуется тем, что происходит. Разумеется, такой метод вовсе нельзя назвать конструктивным. При подобном подходе совершенно невозможно профессионально расти и плодотворно работать. Сотрудники привыкают к такому положению дел и вскоре уже считают его допустимой нормой.

Официально – деловой стиль

В основном используется для составления контрактов и иных деловых бумаг. На важных совещаниях и переговорах деловое общение – это значимый показатель, демонстрирующий общий уровень подготовленности специалистов, поэтому он должен быть проявлен на высоте.

В обычной жизни люди не разговаривают друг с другом намеренно официальными фразами. Однако на деловых совещаниях только так и необходимо проявлять себя, демонстрируя компетентность и осведомленность в важных вопросах. Такой стиль беседы сразу настраивает окружающих на серьезный лад, создает рабочую атмосферу.

Научный стиль

Научный стиль в основном используют педагоги и руководители образовательных учреждений. Как бы то ни было, со своей стороны данный метод на деле оказывается весьма эффективным. В результате делового взаимодействия все участники семинаров и иных форм собраний получают достоверную информацию о том или ином предмете или явлении. Научный стиль характеризуется предельной строгостью, выдержанностью и лаконичностью.

Таким образом, формы делового общения, его виды, принципы и правила создают единую картину целостного взаимодействия, в котором и проявляются индивидуальности людей.

Сохранить статью

Особенности

В первую очередь деловая беседа представляет собой устный контакт между парой людей, которые намереваются заключить, укрепить или же завершить деловые отношения. Во-вторых, она подразумевает собой речевое общение между собеседниками, которые имеют полномочия для разрешения рабочих вопросов, деловых проблем. В-третьих, с помощью беседы результат достигается наиболее быстро.

Деловая беседа – вид речевой коммуникации, и в отличие от других способов общения, таких как собрание, деловая переписка, телефонные переговоры, обладает рядом преимуществ:

Деловая беседа позволяет сосредоточиться на собеседнике или группе людей, участвующих в ней, это значит, что она личностно ориентирована.
Непосредственно общение происходит в комфортной для обеих сторон обстановке, это ведет к более быстрому поиску решений проблем.
Также ненапрягающая атмосфера создает более благоприятные условия для установления крепких личных взаимоотношений, что в процессе работы ведет к облегчению общения между сторонами.
Хорошая возможность более гибкого подхода к предмету рассмотрения.
Сокращения потраченного времени, ведь собеседник реагирует на высказывания сразу, это способствует скорейшему достижению поставленных целей.
Лично убедить собеседника в своей правоте и обоснованности востребованной позиции гораздо проще, что приведет к принятию более выгодного предложения для вас.
Уровень компетентности руководителя неизменно растет благодаря учету высказанных замечаний и оценок с другой стороны.